Gestão documental : Portefólio de Software

Gestão documental

Gestão documental mais eficiente para a sua empresa.

A Cubitech disponibiliza soluções de software de gestão documental que reduzem a complexidade do tratamento de dados.

Estas soluções englobam funções de captura, indexação dos documentos e gestão de processos, permitindo a automatização de processos de negócio e de decisão.

O processo de tratamento de dados engloba a captura, o tratamento e o arquivo dos dados e as soluções de gestão documental são alternativas ideais, uma vez que todas estas etapas resultam habitualmente num enorme esforço humano que impõe um impacto enorme à produtividade dos seus colaboradores.

Maior agilidade na captura e consulta dos documentos.

Estas soluções têm como principal objetivo a eliminação da entrada manual de documentos, reduzindo a probabilidade de erros humanos.

A gestão documental trata de todo o fluxo da informação para que esta chegue a todos os departamentos com segurança de forma autónoma e fidedigna.

Captura

É feita a entrada dos documentos via digitalização através de scanners. Em alternativa, é também possível a importação de ficheiros existentes para a aplicação.

Durante a digitalização, é possível extrair informação do documento e utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los num ERP;
Caso os scanners permitam, é também possível imprimir o número de entrada e respetiva data de registo no documento físico.

Indexação

O reconhecimento de caracteres é feito de modo automático, permitindo identificar o tipo de documento (ex. fatura ou guia de transporte). Os documentos são separados e agrupados de acordo com regras estabelecidas.

Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF/A, permitindo que todo o seu conteúdo seja pesquisável por palavra-chave.

Arquivo

Os documentos processados e pré-classificados são separados e arquivados consoante a sua identificação.

Pode escolher onde guardar os seus documentos, na rede interna da sua empresa ou na cloud.

Fluxo de trabalho

Com um workflow definido, a comunicação entre os departamentos é facilitada e os documentos são reencaminhados e revistos, notificando os utilizadores do estado da tarefa e permitindo a automatização de processos de negócio e de decisão.

Publicação

Captura de documentos e encaminhamento das mesmas para uma pasta em rede, endereço de e-mail ou outras aplicações integradas como Microsoft SharePoint, Dropbox Business e Dropbox Enterprise.

A Gestão Documental favorece uma melhor organização documental na sua empresa, através da identificação e partilha de documentos, facilitando os processos de negócio. Engloba funcionalidades de captura, indexação dos documentos e todo o conjunto de processos de circulação, gestão e armazenamento da documentação física e digital.

Integração com outras aplicações

O software de gestão documental permite controlar toda a informação de acordo com cada documento que deu entrada na sua empresa, notificando os diversos departamentos e colaboradores via as demais aplicações de e-mail e fax.

Otimize o fluxo de trabalho do seu negócio.

Capture.

Extraia informação dos documentos.

Organize.

Deixe a Gestão Documental tratar de cada documento por si.

Automatize.

Identifique o Fluxo de Trabalho e faça a gestão de modo autónomo.

Para além do arquivo eletrónico dos documentos, o software de gestão documental permite a gestão dos fluxos de trabalho (workflows) associados aos processos de negócio da organização.

Uma vez que cada empresa é diferente, é necessário identificar o seu processo de negócio com o objetivo da desenhar um fluxo de aprovação entre os diversos departamentos, para que os documentos sejam devidamente reencaminhados e revistos, notificando os utilizadores do estado da tarefa.

Outras funcionalidades

É possível arrastar documentos existentes sobre o gestor de modo a serem processados e inseridos diretamente no workflow;
Ao longo do workflow são associadas anotações predefinidas de acordo com o tipo de documento ou as alterações que foram efetuadas até ao momento;
Estas soluções analisam automaticamente os seus e-mails e remetem os ficheiros anexados para o workflow definido para a sua empresa;
É igualmente possível atribuir características, como por exemplo identificar clientes, fornecedores ou montantes atingidos.

Funções de um sistema de gestão documental eficiente

Rastreio de documentos em toda a estrutura informática de rede;
Gestão centralizada de documentos;
Acesso controlado e seguro aos documentos;
Auditoria ao fluxo interno de circulação de documentos;
Arquivo digital de documentos;
Normalização de documentos;
Validação e rastreio de todos os acessos aos documentos;
Armazenamento seguro de documentação em suporte digital.

Vantagens para a sua empresa

Redução de custos operacionais: em processos de arquivo, rápida indexação de documentos e políticas de impressões;
Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
Rapidez da disponibilização, acesso e tratamento de documentos;
Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR);
Atribuição de cotas de impressão por utilizador.