Gestão documental e arquivo digital para empresas.
Captura, arquivo e consulta de documentos numa só plataforma — com leitura automática, circuitos de aprovação e integração com os equipamentos que já tem.
- Encontra qualquer documento em segundos
- Captura automática por OCR, código de barras e QR
- Arquivo nas suas instalações, na cloud, ou nos dois
// gestão documental
Os documentos deixam de andar em papel e passam a estar num só sítio.
O Software de Gestão Documental da CubiTech é a solução de captura, arquivo e gestão de documentos para a sua empresa. De fácil instalação e gestão, é totalmente adaptável à realidade de cada negócio: permite otimizar processos com base em fluxos de trabalho e regras de aprovação, o que se traduz em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo ao mesmo tempo a segurança dos documentos.
O que costuma travar as empresas
Papel a mais
Processos focados no papel, muito espaço físico ocupado e documentos que ficam presos na caixa de email de alguém.
Custos
Mão de obra a tratar de arquivo, fluxos de trabalho lentos e dificuldade em chegar à informação quando é precisa.
Produtividade
Acesso lento aos documentos, processos demorados e pesquisas que raramente devolvem o que se procura.
Segurança
Documentos sem proteção, falta de controlo sobre quem acede ao quê e risco de violação de dados confidenciais.
// como funciona
Da digitalização à consulta, em cinco passos.
1. Captura
Os documentos são capturados por digitalização nos multifunções ou em scanners. Também podem ser importados ficheiros já existentes, directamente na aplicação, por email ou por outros meios.
2. Processamento
Os documentos são separados ou agrupados segundo regras pré-definidas. Os atributos são recolhidos automaticamente por OCR e por leitura de código de barras ou QR em zonas pré-determinadas.
3. Arquivo
Os documentos processados são arquivados em pastas definidas pela organização — nas instalações da empresa, na cloud, ou nas duas.
4. Workflow
Desenha-se o fluxo de aprovação de cada tipo de documento, para que seja revisto, aprovado, publicado e distribuído. Os utilizadores são notificados das suas tarefas.
5. Publicação
Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web, pesquisáveis por atributos ou por conteúdo, com acesso restrito conforme o perfil de cada utilizador.
// capacidades
O que a solução sabe fazer.
- Instalação e configuração simples
- Captura de informação por OCR
- Leitura automática de código de barras e código QR
- Desenho de fluxos de revisão e aprovação
- Integração com o Active Directory
- Integração com scanners e multifunções
- Arquivo para vários destinos (SMB, FTP, NAS)
- Criação de PDF pesquisáveis
- Exportação de dados para Excel
- Notificações automáticas por email
Conversão automática de documentos para PDF, motor de busca próprio e acesso pela web — sem exigir nada de especial a quem o usa no dia a dia.
// perguntas frequentes
Perguntas que nos fazem antes de avançar.
O que é um software de gestão documental?
É a plataforma onde os documentos da empresa são capturados, arquivados e consultados. Substitui o processo focado no papel por um arquivo digital pesquisável, com regras de acesso e circuitos de aprovação, adaptável à realidade de cada negócio.
Como é que os documentos entram no sistema?
Por digitalização nos multifunções ou em scanners dedicados, por importação de ficheiros já existentes diretamente na aplicação, por email, ou por outros meios específicos definidos com a empresa.
O sistema lê os dados dos documentos automaticamente?
Sim. Faz reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e lê código de barras ou código QR em zonas pré-determinadas. Com esses dados, separa e agrupa os documentos segundo as regras definidas, sem ninguém ter de os classificar à mão.
Os documentos ficam na empresa ou na cloud?
Como preferir. As pastas de arquivo podem estar nas instalações da organização, na cloud, ou nas duas em simultâneo. O arquivo pode também ser dirigido a destinos existentes, como SMB, FTP ou NAS.
Dá para criar circuitos de aprovação?
Sim. Através de workflows desenha-se o percurso de cada tipo de documento — revisão, aprovação, publicação e distribuição — e os utilizadores são notificados automaticamente por email das tarefas que lhes competem.
Quem pode ver cada documento?
O acesso é restrito conforme o perfil de cada utilizador e integra-se com o Active Directory da empresa. Na plataforma web, os documentos pesquisam-se por atributos ou por conteúdo, graças aos PDF pesquisáveis gerados na captura.
// onde trabalhamos
Instalação e acompanhamento feitos a partir da Batalha.
A CubiTech tem abrangência nacional, com maior foco na região centro — Leiria, Fátima, Santarém, Lisboa, Coimbra, Aveiro, Guarda e Castelo Branco. Num projeto de gestão documental isso conta: as regras de captura e os circuitos de aprovação desenham-se a partir dos documentos reais da empresa, e isso vê-se melhor no local do que ao telefone.
Quer ver os seus documentos a funcionar assim?Mostramos-lhe a plataforma com documentos do seu dia a dia, e dizemos-lhe o que seria preciso na sua empresa. Sem compromisso.